Πώς δημιουργώ ένα workflow στο Flexmail;

Τα Workflows σου επιτρέπουν να αυτοματοποιήσεις την επικοινωνία με τις επαφές σου, εκτελώντας συγκεκριμένες ενέργειες όταν πληρούνται προκαθορισμένες συνθήκες.

Πριν δημιουργήσεις το πρώτο σου Workflow, συνιστάται να έχεις ήδη σχεδιάσει τη λογική της αυτοματοποίησης, τα triggers που θα χρησιμοποιηθούν και τα μηνύματα που θα σταλούν.

Πριν ξεκινήσεις

Βεβαιώσου ότι:

• έχεις πρόσβαση στο Automation → Workflows
• έχεις σχεδιάσει τα βήματα και τις συνθήκες του Workflow
• όλα τα email μηνύματα που θα χρησιμοποιηθούν έχουν ήδη δημιουργηθεί στο Campaigns → Messages

---

Δημιουργία νέου Workflow

1. Μετάβαλε στο Automation → Workflows.
2. Πάτησε Add new workflow.
3. Συμπλήρωσε το όνομα και την κατηγορία του Workflow.
4. Επίλεξε ένα έτοιμο πρότυπο (Template) ή επίλεξε Custom workflow για να ξεκινήσεις από την αρχή.
5. Πάτησε Add.

Τα έτοιμα πρότυπα περιλαμβάνουν προδιαμορφωμένες ακολουθίες ενεργειών για συνηθισμένα σενάρια, όπως welcome emails ή follow-up καμπάνιες.

---

Ρύθμιση του Start Block

Κάθε Workflow ξεκινά με ένα Start Block, το οποίο καθορίζει ποιοι χρήστες θα εισέρχονται στο Workflow και πότε.

1. Κάνε κλικ στο Start Block.
2. Επίλεξε το trigger που θα ενεργοποιεί το Workflow.
3. Ανάλογα με το trigger, επίλεξε τη σχετική φόρμα, καμπάνια, Interest ή πεδίο επαφής.
4. Αν θέλεις να συμπεριληφθούν και υπάρχουσες επαφές που πληρούν ήδη τις προϋποθέσεις, ενεργοποίησε την επιλογή Include all contacts that already meet this condition.
5. Πρόσθεσε επιπλέον συνθήκες AND ή OR εάν χρειάζεται.
6. Πάτησε Save.

Παραδείγματα triggers:

• Επαφές που εγγράφηκαν μέσω φόρμας
• Επαφές που πάτησαν σύνδεσμο σε email
• Επαφές που πληρούν συγκεκριμένη ημερομηνία ή πεδίο

---

Προσθήκη Blocks στο Workflow

Αφού ρυθμίσεις το Start Block, μπορείς να προσθέσεις νέα βήματα πατώντας το εικονίδιο + κάτω από οποιοδήποτε block.

Send Campaign

Χρησιμοποιείται για την αποστολή email μέσα από το Workflow.

Για να το ρυθμίσεις:

1. Πάτησε + και επίλεξε Send campaign.
2. Συμπλήρωσε τα στοιχεία αποστολέα.
3. Επίλεξε το μήνυμα που θέλεις να αποσταλεί.
4. Όρισε τον χρόνο αποστολής:
   • άμεσα
   • σε συγκεκριμένη ώρα
   • συγκεκριμένες ημέρες και ώρες
5. Πάτησε Save.

Internal Notification

Χρησιμοποιείται για την αποστολή εσωτερικών ειδοποιήσεων προς την ομάδα σου.

Για παράδειγμα, μπορεί να σταλεί ειδοποίηση όταν:

• συμπληρωθεί μια φόρμα
• γίνει κλικ σε κάποιο σύνδεσμο
• πραγματοποιηθεί κάποια συγκεκριμένη ενέργεια από επαφή

Ρύθμιση:

1. Πάτησε + και επίλεξε Internal Notification.
2. Συμπλήρωσε:
   • Email παραλήπτη
   • Θέμα
   • Περιεχόμενο ειδοποίησης
3. Όρισε τον χρόνο αποστολής.
4. Πάτησε Save.

Wait Block

Το Wait Block προσθέτει καθυστερήσεις μεταξύ των ενεργειών.

Μπορείς να επιλέξεις:

• αναμονή για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα (λεπτά, ώρες, ημέρες ή εβδομάδες)
• αναμονή μέχρι να ικανοποιηθεί κάποια συνθήκη

1. Πάτησε + και επίλεξε Wait.
2. Επίλεξε τον τύπο αναμονής.
3. Ρύθμισε τη διάρκεια ή τη συνθήκη.
4. Πάτησε Save.

If / Else

Το If/Else χρησιμοποιείται για τη δημιουργία διαφορετικών διαδρομών ανάλογα με τη συμπεριφορά ή τα χαρακτηριστικά μιας επαφής.

1. Πάτησε + και επίλεξε If/Else.
2. Όρισε τη συνθήκη.
3. Το Workflow θα δημιουργήσει δύο κλάδους:
   • Yes (η συνθήκη ικανοποιείται)
   • No (η συνθήκη δεν ικανοποιείται)
4. Πρόσθεσε τα αντίστοιχα blocks σε κάθε διαδρομή.

Contact Actions

Μέσω των Contact Actions μπορείς να εκτελείς ενέργειες πάνω στις επαφές.

Διαθέσιμες ενέργειες:

• Προσθήκη σε Interest
• Αφαίρεση από Interest
• Ενημέρωση στοιχείων επαφής
• Διαγραφή επαφής
• Προσθήκη στη Blacklist

1. Πάτησε +.
2. Επίλεξε την επιθυμητή ενέργεια.
3. Συμπλήρωσε τις απαραίτητες πληροφορίες.
4. Πάτησε Save.

---

Ενεργοποίηση του Workflow

Αφού ολοκληρώσεις τη ρύθμιση όλων των blocks:

1. Έλεγξε ολόκληρη τη ροή του Workflow.
2. Βεβαιώσου ότι κάθε διαδρομή οδηγεί σε κάποιο επόμενο βήμα.
3. Πάτησε Start workflow.

Από τη στιγμή της ενεργοποίησης, οι επαφές που πληρούν τα κριτήρια του Start Block θα αρχίσουν να εισέρχονται αυτόματα στο Workflow.

---

Χρήσιμες Συμβουλές

• Χρησιμοποίησε περιγραφικά ονόματα στα Workflows ώστε να τα αναγνωρίζεις εύκολα αργότερα.
• Δοκίμασε το Workflow με εσωτερικές δοκιμαστικές επαφές πριν το ενεργοποιήσεις.
• Παρακολούθησε τα αποτελέσματα τις πρώτες ημέρες λειτουργίας.
• Βεβαιώσου ότι όλα τα email που χρησιμοποιούνται στα Send Blocks είναι ολοκληρωμένα πριν από την ενεργοποίηση.

Διάβασε περισσότερα εδώ: Flexmail Knowledge base

---

Συνηθισμένα Λάθη

• Ενεργοποίηση Workflow με μη ολοκληρωμένα email.
• Δημιουργία διαδρομών If/Else χωρίς επόμενο βήμα.
• Παράλειψη της επιλογής Include existing contacts, όταν θέλεις να συμμετέχουν και υπάρχουσες επαφές.
• Ενεργοποίηση Workflow χωρίς δοκιμές.