Πώς μπορώ να εισαγάγω επαφές στο Flexmail;

Πριν μπορέσεις να στείλεις καμπάνιες email, θα πρέπει να προσθέσεις επαφές στον λογαριασμό σου στο Flexmail. Ο πιο γρήγορος τρόπος είναι η εισαγωγή αρχείου CSV, ενώ το Flexmail ελέγχει τα δεδομένα κατά την εισαγωγή και ενδέχεται να απορρίψει επαφές που δεν πληρούν συγκεκριμένες προϋποθέσεις.

Πριν ξεκινήσεις

Βεβαιώσου ότι:

• έχεις δημιουργήσει τυχόν προσαρμοσμένα πεδία (custom fields) που θέλεις να χρησιμοποιήσεις
• το αρχείο των επαφών σου είναι σε μορφή CSV
• διαθέτεις επίσημη έγκριση να επικοινωνείς με τις επαφές που εισάγεις
• αν μεταφέρεις επαφές από άλλη πλατφόρμα, έχεις πρώτα εισαγάγει τις διαγραφές (unsubscribers) στη blacklist του Flexmail

Εισαγωγή επαφών μέσω CSV

1. Μετάβαλε στο Contacts → All contacts.
2. Πάτησε Add contacts.

3. Επίλεξε Upload a file και ανέβασε το αρχείο CSV.
4. Το Flexmail θα αναλύσει το αρχείο και θα εμφανίσει προεπισκόπηση των δεδομένων.
5. Αντιστοίχισε κάθε στήλη του αρχείου με το αντίστοιχο πεδίο του Flexmail.
6. Επίλεξε ή δημιούργησε ένα Source για την εισαγωγή.
7. Επίλεξε προεπιλεγμένη γλώσσα για τις επαφές που δεν διαθέτουν γλώσσα στο αρχείο.
8. Επιβεβαίωσε ότι έχεις το δικαίωμα να επικοινωνείς με τις συγκεκριμένες επαφές.
9. Έλεγξε τη σύνοψη της εισαγωγής.
10. Πάτησε Import για να ξεκινήσει η διαδικασία.

Εάν χρειαστεί, μπορείς να εισάγεις χειροκίνητα μεμονωμένες επαφές κάθε φορά. Συμπλήρωσε τουλάχιστον τη διεύθυνση email της επαφής και πρόσθεσε όποια επιπλέον στοιχεία θέλεις να αποθηκεύσεις. Θα χρειαστεί επίσης να αντιστοιχίσεις μια πηγή (Source) στην επαφή.

---

Προδιαγραφές του αρχείου CSV

Το αρχείο που θα εισάγεις πρέπει να πληροί τις παρακάτω προϋποθέσεις:

• μορφή αρχείου: .csv
• μέγιστο μέγεθος: 25 MB
• μέγιστος αριθμός γραμμών: 100.000
• η πρώτη γραμμή πρέπει να περιέχει τις επικεφαλίδες των πεδίων
• αν ένα πεδίο περιέχει πολλαπλές τιμές, αυτές πρέπει να διαχωρίζονται με κόμμα

---

Τι συμβαίνει με τις υπάρχουσες επαφές;

Αν μια διεύθυνση email υπάρχει ήδη στο Flexmail, δεν δημιουργείται νέα εγγραφή. Αντίθετα, το Flexmail ενημερώνει τα στοιχεία της υπάρχουσας επαφής με τις νέες πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο αρχείο εισαγωγής.

---

Γιατί απορρίφθηκαν επαφές κατά την εισαγωγή;

Κατά την εισαγωγή, το Flexmail πραγματοποιεί ελέγχους εγκυρότητας και ενδέχεται να απορρίψει ορισμένες επαφές για λόγους ποιότητας δεδομένων και προστασίας της παραδοσιμότητας των email.

Συνηθισμένοι λόγοι απόρριψης

• Μη έγκυρη διεύθυνση email: Μια επαφή μπορεί να απορριφθεί όταν:
  • η διεύθυνση email περιέχει συντακτικά λάθη
  • το domain δεν υπάρχει πλέον
  • το mailbox δεν υπάρχει πλέον

• Η επαφή βρίσκεται στη blacklist: Οι διευθύνσεις email που βρίσκονται ήδη στη blacklist δεν μπορούν να εισαχθούν ξανά ως ενεργές επαφές. Το Flexmail θα τις εμφανίσει ως σφάλματα στη σύνοψη της εισαγωγής.

• Η διεύθυνση έχει καταγράψει Hard Bounce: Ένα hard bounce σημαίνει ότι το email δεν μπόρεσε να παραδοθεί και είναι πολύ πιθανό να μην μπορεί να παραδοθεί ούτε στο μέλλον.

Συνήθεις αιτίες είναι:

• η διεύθυνση email δεν υπάρχει
• το domain δεν υπάρχει
• ο απομακρυσμένος mail server απέρριψε οριστικά το μήνυμα

Για παράδειγμα, όταν επιστρέφεται ο κωδικός σφάλματος 5.1.1 (email address does not exist), το Flexmail προσθέτει αυτόματα τη διεύθυνση στη blacklist.

• Σφάλματα στο αρχείο εισαγωγής: Οι επαφές μπορεί επίσης να απορριφθούν λόγω:
  • λανθασμένης μορφοποίησης του αρχείου CSV
  • ελλιπών υποχρεωτικών στοιχείων
  • λανθασμένης αντιστοίχισης πεδίων (field mapping) κατά την εισαγωγή

---

Πώς μπορώ να δω τον λόγο απόρριψης;

Μετά την ολοκλήρωση της εισαγωγής, το Flexmail εμφανίζει μια αναλυτική σύνοψη με:

• τις επαφές που εισήχθησαν επιτυχώς
• τις επαφές που ενημερώθηκαν
• προειδοποιήσεις και σφάλματα που εντοπίστηκαν

Μπορείς επίσης να κατεβάσεις το αρχείο σφαλμάτων (error file) για να δεις αναλυτικά ποιες εγγραφές απορρίφθηκαν και για ποιο λόγο.

---

Σημαντική σημείωση

Δεν συνιστάται να αφαιρείς διευθύνσεις από τη blacklist και να τις εισάγεις ξανά αν έχουν καταγράψει hard bounce. Η επαναλαμβανόμενη αποστολή σε μη έγκυρες διευθύνσεις μπορεί να επηρεάσει αρνητικά τη φήμη αποστολής (sender reputation) και την παραδοσιμότητα των email σου.